Tanto si usted es un propietario particular de una vivienda, como si gestiona el alquiler de varias o incluso en una inmobiliaria que gestiona multitud de propiedades uno de los problemas recurrentes es la cantidad de papeles que se acumulan. Desde las escrituras a contratos antiguos de alquiler. De facturas de servicios al IBI. Al cabo de un tiempo las carpetas que usamos para gestionar los activos inmobiliarios empiezan a crecer de forma exponencial.

A esto se une otro problema que es el de la búsqueda de documentación importante, el cual suele llevar más tiempo del necesario, o imaginemos que nos realizan una inspección de Hacienda pidiéndonos las facturas de hace varios años ya que esos gastos los deducimos en la declaración de la renta. Una incorrecta gestión documental de una propiedad inmobiliaria en alquiler es un dolor de cabeza en el presente, y puede convertirse en un problema mayor en el futuro.

Por eso recomendamos el uso de sistemas inteligentes de gestión documental como el proporciona el Software de gestión del alquiler Rentger. Rentger te ayuda con esto tanto si tienes una propiedad en alquiler como si tienes varias, obviamente cuantas más propiedades gestiones mejor.

Rentger permite guardar online todos los documentos importantes de manera cómoda y segura. Pudiendo encontrarlos y descargarlos en cualquier momento, desde cualquier lugar a un click de distancia. Encontrar un documento importante de manera instantánea es algo que la tecnología nos permite hoy en día.

Desde las escrituras, contratos, facturas, DNIs y datos de los inquilinos, todos están guardados de forma segura y fácilmente accesibles. En Rentger almacenan documentos de tus antiguos inquilinos y sus archivos de manera indefinida en un archivo digital donde puedes acceder y exportar tus datos en cualquier momento.

El sistema que propone Rentger no sólo permite el guardar documentos, sino también el poder compartir aquellos que desees con tus inquilinos, para que así no tengas que estar enviando continuamente por email la documentación que te requieran los inquilinos.

  • 5 formas de ahorrar papel en el alquiler de tu piso
  1. Firma el contrato online Haz el contrato en formato digital y mediante herramientas como la de Rentger envía el contrato a tus inquilinos y que estos puedan firmar el contrato desde su email haciendo la firma en su teléfono móvil. Es una opción que evita el tener que gastar papel y 100% legal.

  2. Gestiona la documentación de solicitudes de alquiler en la nube Cuando estamos haciendo una selección de inquilinos muchas veces les pedimos un aval, el contrato de trabajo, y variada documentación. ¿Y si pudiéramos gestionar toda esta documentación online? Aquí se muestra como se puede hacer.

  3. Guarda todas las facturas en un servicio de gestión documental en la nube Cada vez que imputamos un gasto y tenemos la factura correspondiente es necesario el poder guardar las facturas correspondientes tanto para enviárselas a nuestro gestor, como si en un futuro sufrimos una inspección.

  4. Guarda la documentación de suministros contratados en formato electrónico Saber que suministros hemos contratado, cuales son las cláusulas de los diferentes contratos son una documentación que muchas veces se pierde y que es difícil de localizar. El poder tener un repositorio en la nube con toda esta documentación nos facilita las tareas de búsqueda.

  5. Haz un inventario de la propiedad en la nube Es muy recomendable el realizar un inventario, a ser posible fotográfico y de vídeo, antes de comenzar el alquiler. Por eso nos encanta la funcionalidad de Rentger de poder hacer un inventario en la nube simplemente arrastrando fotos y vídeos. Esto nos evita problemas futuros a la hora de finalizar el contrato.

  6. Gestión de las comunicaciones Si queremos comunicarnos de forma certificada una opción es mediante burofax. La otra es usar un sistema de comunicaciones certificadas entre las partes y validez legal. El correo electrónico o el whatsapp no son comunicaciones certificadas, por ello recomendamos el uso de sistemas como este o similares.

Menos papeleo implica mayor eficacia.

Todos nuestros esfuerzos los tenemos destinados a que ahorréis tiempo y dinero en la gestión del alquiler y estaremos encantados de escuchar vuestras sugerencias que podéis ponerlas en los comentarios o escribiéndonos a hola@rentger.com.

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Autor Rentger
2018 8 de November