Guía | Cómo fijar un protocolo de entrada y salida de inquilinos

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Uno de los momentos más “delicados” en la relación entre propietarios e inquilinos, es la entrada y salida de la vivienda. Si no hay un protocolo claro, podría incluso resultar incómodo para las partes, llegando a causar malentendidos, tensiones o incluso conflictos legales. 

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A la hora de alquilar una vivienda, nuestra recomendación es tratar de establecer una especie de protocolo, que sea siempre el mismo para las entradas y las salidas. Al final, da tranquilidad a las partes.

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Para diseñar este protocolo, prueba a hacer lo siguiente: 

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1- Comunícate de forma clara con el inquilino

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Lo primero es la comunicación. Como en cualquier trabajo o relación con un cliente, la comunicación es fundamental para que las cosas vayan bien, y así debe ser también a la hora de alquilar una vivienda.

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En el momento en el que el inquilino cruza la puerta, el casero debe mostrar una comunicación abierta, clara y profesional. Está bien mostrarse amable, pero no se debe bajar la guardia en ningún momento.

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Si el futuro inquilino muestra interés en la vivienda, puedes explicar cómo sería el protocolo de entrada y salida. Lo ideal, es que sea transparente y genere confianza a las partes. Al final, se trata de proteger a las dos partes y de hacerlo lo mejor posible.

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Si el inquilino está interesado en alquilar la vivienda, antes de proceder a la firma del contrato, es recomendable enviar un documento que explique el proceso de entrada y salida. En él puedes hablar sobre los pasos a seguir, sobre cómo sería el procedimiento de entrada y salida y cómo se gestionaría la devolución de la fianza. 

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2- El día de la entrega de llaves

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El día de la entrega de llaves es un momento clave para las partes. La entrega no debe ser un trámite rápido, sino que debe hacerse con profesionalidad, para que todo salga bien y evitar malentendidos.

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Para que se te escape nada, prepara una checklist con lo siguiente:

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• Inventario detallado de la vivienda: muebles, electrodomésticos y otros objetos o elementos decorativos. 
• Estado del inmueble: se debe reflejar en qué estado se encuentra la vivienda. Esto es, paredes, suelos, ventanas, instalaciones… Al igual que el funcionamiento de los electrodomésticos, enchufes y todo en general. 
• Limpieza: es importante indicar el estado de la limpieza, si el inmueble se entrega limpio y si se debe devolver en las mismas condiciones.

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Es recomendable sacar fotos y vídeos, que reflejen todo lo que se entrega. Además, el casero debe compartir el checklist con el inquilino, para que se muestre de acuerdo con todo y evitar malentendidos desde el principio.

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Recuerda adjuntar las fotos con el documento y firmarlo entre las dos partes.

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3- Establece una comunicación clara entre las partes

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Para que todo vaya bien y no haya problemas, trata de establecer un canal claro de comunicación. Por ejemplo, mediante WhatsApp o email. De esta forma, el inquilino podrá informar rápidamente de cualquier problema o incidencia.

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Además, si se agiliza la comunicación entre las partes, se evitan problemas mayores por falta de comunicación. 

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4- Preparar la salida con antelación 

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Para que todo vaya bien, lo ideal es avisar que se deja la vivienda con suficiente antelación. Si puede ser con dos meses de margen mejor que quince días. 

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En el momento en el que el casero recibe el aviso del inquilino, puede poner en marcha el protocolo de salida. Ambos deben hablar de estos momentos:

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• El día en el que se dejará la vivienda.
• El día de la devolución de las llaves.
• El día previsto para devolver la fianza.

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Para evitar problemas, se debe acordar el día y la hora para cada evento y utilizar el checklist del inventario para confirmar que todo sigue tal cual.

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Lo ideal, es hacer la revisión juntos, para evitar fricciones. Si hay pequeñas incidencias, como algo roto, se puede restar de la fianza en el caso de que ambas partes se muestren de acuerdo. 

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Evidentemente, los desgastes fruto de un uso normal no tienen que ver con los daños intencionales. También se debe revisar la limpieza, para ver que se devuelve en el mismo estado en el que se entregó.

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Tras la revisión, es importante documentar todo con fotos actualizadas sobre el estado del inmueble y firmar conforme está todo correcto.

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Lo siguiente será la devolución de las llaves, que suele hacerse dentro de un plazo de 30 días. Lo mismo que la fianza, a la que se le restaría una parte en el caso de haber alguna reparación.

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No obstante, si se hacen las cosas siguiendo un protocolo de entrada y de salida, todo será más ágil y rápido. ¿Te ha quedado alguna duda?

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