Son muchos los propietarios a los que les preocupa la gestión del consentimiento de datos de los inquilinos, para cumplir con la LOPD. En la siguiente guía analizamos todo lo que implica, para evitar problemas y que te quedes más tranquilo.
Consentimiento de datos de inquilinos y cumplimiento de LOPD
El alquiler de una vivienda no solo implica una serie de obligaciones contractuales entre propietarios e inquilinos, sino también el adecuado tratamiento de datos personales según la normativa vigente.
Con la entrada en vigor de la Ley por el Derecho a la Vivienda en mayo de 2023, se han introducido cambios importantes que afectan a cómo se recoge, gestiona y protege la información personal de los inquilinos.
Por ello, los propietarios deben tener muy en cuenta la normativa de protección de datos, principalmente según lo establecido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Uno de los elementos clave para cumplir con esta normativa es el consentimiento del inquilino en relación al uso que el propietario hace de los datos.
¿Qué datos se solicitan al alquilar una vivienda?
Al alquilar una vivienda, el propietario tiene derecho a solicitar cierta información del arrendatario. Es un procedimiento habitual, con el fin de asegurarse de que es quien dice ser y que puede afrontar el pago del alquiler. Sin embargo, no toda la información que se pide es legal y es importante conocer los límites establecidos por la normativa vigente en materia de protección de datos.
Lo habitual es pedir los siguientes datos: nombre completo, DNI, datos de contacto y, en algunos casos, las nóminas del trabajo. Este tratamiento debe ser proporcional, lógico y limitarse a lo estrictamente necesario para formalizar y gestionar el contrato de alquiler.
Como bien recoge el artículo 6.1 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el arrendador puede requerir únicamente aquellos datos personales que sean imprescindibles para formalizar el contrato de arrendamiento.
En el caso de necesitar valorar la solvencia económica del inquilino, se pueden pedir las últimas tres nóminas, el contrato de trabajo, el informe de vida laboral o la última Renta. Estos documentos permiten al propietario evaluar el nivel de ingresos del inquilino y su estabilidad laboral, lo que es indispensable para minimizar el riesgo de impago de alquiler.
Pedir más datos de los imprescindibles o usarlos con finalidades no justificadas puede suponer una infracción. Por ello, hay que tener especial cuidado en el tratamiento que se hace de los datos, para evitar vulneraciones del derecho a la intimidad.
Lo ideal es incorporar una cláusula específica dentro del contrato de alquiler, que explique claramente la finalidad del uso de esa información, la base legal que lo ampara y los derechos que tiene el inquilino.
Al fin y al cabo, cumplir con la normativa de protección de datos no solo es una obligación legal, sino también una forma de generar confianza y transparencia entre las partes. Es importante tratar de hacer las cosas bien desde el principio, para evitar problemas y malentendidos durante el transcurso del alquiler.
Los propietarios deben informar siempre a los inquilinos sobre el uso que harán de sus datos
Los propietarios deben dejar constancia quién es el responsable del tratamiento de la información, con qué finalidad se recogen los datos, cuánto tiempo se conservarán y cuáles son los derechos del afectado. Estos derechos incluyen el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la portabilidad y la oposición, y el inquilino puede ejercerlos en cualquier momento.
Asimismo, la ley exige que se adopten medidas para garantizar la seguridad de la información. Es decir, conservar los datos de los inquilinos en entornos seguros, controlar el acceso y no compartir los datos con personas no autorizadas.
También se recomienda conservar una copia del contrato de arrendamiento y de la documentación solicitada.
¿Qué puede ocurrir si se incumplen estas obligaciones?
En caso de incumplimiento de estas obligaciones, las consecuencias pueden ser graves. La Agencia Española de Protección de Datos puede imponer sanciones económicas importantes, que pueden ir desde los miles de euros hasta el 4% del volumen anual del negocio, dependiendo de la infracción.
Además, el inquilino afectado puede solicitar una compensación económica si considera que se han vulnerado sus derechos e incluso acudir a los tribunales si se han dañado su intimidad o reputación.
Con todo esto, lo ideal es ceñirse a la ley y pedir solo la información necesaria. Al final, no es solo una cuestión legal, sino también una muestra de responsabilidad y profesionalidad en la gestión del alquiler.
Nuestro consejo es que trates de pedir únicamente la información que consideres imprescindible para formalizar el alquiler de manera segura. Al fin y al cabo, cuantos menos datos sensibles tengas del inquilino, menores serán los riesgos.
¿Te ha quedado alguna duda? Si tienes dudas en materia de protección de datos, recuerda estar siempre al tanto de la normativa vigente y dejarlo en manos de profesionales.
