Diseñar un buen rent roll en el que recoger la información y los datos de tus propiedades está muy bien. Sin embargo, no todo vale. A menudo se cometen errores que es importante analizar para evitarlos y que no te pasen a ti. ¡Veamos cuáles son los errores más frecuentes en un rent roll!
El rent roll se ha convertido en un documento indispensable en la administración, dado que reúne una información esencial sobre cada inmueble alquilado.
Sin embargo, para que funcione y cumpla con su objetivo, es fundamental hacerlo bien. Queremos insistir en esto porque hay errores que se repiten de un rent roll a otro y que pueden no sólo comprometer su efectividad, sino llegar a impactar de forma negativa en la rentabilidad del inmueble.
Está muy bien crear un rent roll, pero de nada sirve si lo hacemos y lo dejamos quieto durante meses o incluso años. Es fundamental que lo vayas actualizando de forma periódica, para que cumpla con su objetivo.
Ten en cuenta que con el paso del tiempo pasan cosas que afectan al rent roll y que hacen que sea distinto. Por ejemplo, vencen unos contratos, entran otros inquilinos, cambian las condiciones del contrato, se produce un cambio en la renta, etc. Todo esto hay que actualizarlo.
El problema, es que a menudo estamos tan ocupados que cuesta sacar tiempo para actualizar el rent roll. Es totalmente normal. Por ello, un truco que funciona muy bien está en fijar recordatorios en el calendario. Por ejemplo, puedes programar una alarma todas las semanas que te recuerde revisar el rent roll por si hay algún cambio. Así podrás mantenerlo actualizado sin esfuerzo.
Si semanalmente te parece mucho, puedes tratar de configurarlo de forma quincenal o mensual. Al fin y al cabo depende de ti, de tu tiempo y de tus propiedades. No es igual una propiedad que está parada con los mismos inquilinos desde hace 4 años que una que recibe rotación cada dos meses.
Otro error común al crear un rent roll es anotar datos que no están correctos simplemente por andar con prisa y querer acabar antes. Tampoco se deben omitir datos de contacto imprescindibles como el número de teléfono o el correo electrónico del inquilino, que son fundamentales por si necesitamos contactar con él.
Si es cierto, que si andas con prisa o con muchas cosas en la cabeza puede que te olvides de recoger algún dato indispensable. Pero no te preocupes que tenemos un truco para que no vuelva a pasarte: crear un modelo de rent roll estándar.
Si creas un modelo y lo sigues siempre, simplemente tendrás que rellenar con toda la información y listo. Así te aseguras de que no te olvides de ningún dato relevante. Lo creas una vez y lo usas siempre, ¡así de fácil!
También es importante que, tras introducir los datos, te asegures de que son correctos. Dedica un rato a hacer una segunda validación de cada dato con el inquilino. Al fin y al cabo es por el bien de ambos.
Otro error habitual a la hora de elaborar un rent roll consiste en mezclar la información. Es un error que suele pasar cuando se administran múltiples propiedades, dado que se tiende a anotar toda la información en un mismo documento sin una estructura clara. ¡Grave error!
Esto no se recomienda nunca, puesto que puede generar confusiones, sobre todo si son propiedades muy distintas, con rentabilidades diferentes. Por ejemplo, en distintas ubicaciones o de distintos tipos de arrendamientos, como residencial o comercial. En ese caso, es mejor tener todo separado.
Si no le sacamos partido al rent roll, también estaremos cometiendo un error importante. Es fundamental llevar un registro y seguimiento de los pagos de tus inquilinos, para tener claro quién está al día y quién no ha pagado.
En el documento, añade columnas para anotar la fecha y la cuantía de cada mensualidad, además de una columna extra para indicar si el inquilino lleva los pagos al día o no. Si no lleva los pagos al día, puedes configurar un sistema de notificación para que te avise.
Cuanto antes abordes el tema de los impagos, mejor, dado que los solucionarás más rápido. No lo dejes pasar, porque incluso podrían olvidarse de pagarte algún mes y que no te des cuenta, lo que podría llevarte a perder dinero y comprometer la rentabilidad de tu inmueble.
No dependas únicamente de un documento y mucho menos en local, dado que podrías perderlo si se te estropea el ordenador. Lo ideal, es que tengas al menos una copia en local y otra en la nube.
Lo ideal es que guardes tu rent roll en la nube y hagas respaldos periódicos para evitar perder datos. Te llevará unos minutos y podrás vivir mucho más tranquilo.
Esperamos que esta información te sea de gran ayuda. Son buenas prácticas que te recomendamos seguir para que tu rent roll funcione y puedas sacarle más partido a la hora de gestionar tus inmuebles en alquiler.